Second volet de notre exploration du reporting « en mode Excel » cet article lève un voile sur la question cruciale du partage de l’information. Que nous disent à ce sujet les directeurs financiers : « Nous voulons la vérité » , « Au royaume des aveugles, les borgnes sont rois », « Il y a une vie après Excel ». Interrogés par l’institut Ventana Research, les directeurs financiers relèvent cinq problèmes principaux liés aux enjeux de communication et de partage de l’information en « mode Excel ».
La coexistence de multiples versions d’un même rapport et/ou de multiples calculs d’un même KPI est devenue si courante qu’on lui a trouvé un nom : le duel de fichiers Excels. Rien d’étonnant à cela puisque l’absence d’une collecte intégrée de l’information et d’un calcul centralisé des agrégats ne peut que résulter en la fabrication de multiples versions de la « réalité ». Vous n’êtes pas seul : 44% des directeurs financiers se disent impactés. Quand on ne se s’accorde pas sur la réalité, difficile de collaborer sur l’analyse et de partager des décisions…
Ce point regroupe en fait deux problèmes. Le plus souvent, les formules complexes contenues dans les feuilles de calcul ont été élaborées, dans un passé plus ou moins lointain, par un expert plus ou moins partageur (je parle documentation). Résultat : il est souvent bien difficile de comprendre le pourquoi du comment et s’en suivant de faire sens des données restituées. Qui plus est, la structure même du produit Excel ne permet pas le versioning et l’historisation des données, ce qui rend difficile la compréhension des évolutions. Quand on manque de recul sur la donnée, pas évident de la faire parler…
S’agissant de reporting financier, abondance de bien nuit. C’est un fait et c’est pour cela que les KPI existent. Pour autant, le problème avec Excel est que l’information y est généralement abondante et que tout tend à être présenté à plat. Résultat : il est souvent bien difficile de distinguer l’arbre de la forêt. pour vos collègues. Coté graphes, la prudence s’impose. La masse d’informations et l’apparente facilité de la représentation 3D aura tôt fait d’envoyer le lecteur dans le mur. Quand on tord un tableur pour du reporting…
Soyons francs : de plus en plus de décideurs sont arrivés aux limites d’Excel. A l’heure de Dropbox, de Tableau et de Google Drive, les nouvelles générations sont désormais habituées à des outils collaboratifs, accessibles et simples d’utilisation. Avec Excel, pas de mise à disposition automatique des informations, pas de rôles utilisateurs, pas de mise à jour en temps réel. Alors bien sûr, vous pouvez toujours envoyer vos emails… mais avez-vous pensé aux failles de sécurité que cela implique ?
Corolaire du point précédent : l’entreprise et ses décideurs sont plus mobiles que jamais. Ils veulent accéder aux informations à tout moment et n’importe où, notamment sur leurs smartphones. Ils veulent personnaliser leurs vues pour voir plus vite l’essentiel. Vos rapports Excel sont coincés dans la cave, alors que leurs destinataires sont à l’air libre… A l’heure de l’entreprise connectée et du changement permanent, peut-on encore partager de cette manière ?
Face à ces constats, des solutions existent. L’utilisation d’Excel pour la gestion de la performance, l’élaboration budgétaire et le reporting financier est à la baisse. 50% des directeurs financiers sont aujourd’hui pleinement conscients des alternatives et l’adoption des solutions dites EPM (Entreprise Performance Management) va bon train.
Ces solutions, souvent en mode Cloud, peuvent être implémentées relativement rapidement, avec une reprise de votre existant Excel, des modèles et des process qui facilitent grandement l’adoption (A suivre lors de notre prochain article). Elles délivrent des bénéfices majeurs qui font naturellement echo à nos cinq problématiques exposées en début d’article :
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