Gestion prévisionnelle sous Excel : to be or not to be ?

La gestion prévisionnelle revêt plusieurs formes majeures : planification, élaboration budgétaire, re-prévisions et rolling forecasts. Chacune implique un horizon de temps, un niveau de détail et d’analyse, et une variété d’acteurs qui peuvent rendre l’exercice plus ou moins délicat… et plus ou moins adapté à l’utilisation d’Excel.

Excel : une réalité terrain

Beaucoup de directions financières utilisent encore aujourd’hui Excel pour l’élaboration et la consolidation des plans à moyen-long terme. De bonnes raisons à cela : la diversité des éléments requis et la variété des acteurs impliqués rendent parfois difficile l’utilisation d’une base commune ; l’hétérogénéité des règles de gestion et des formats de reporting peuvent faire obstacle à l’outillage des processus de pilotage financier.

Deuxième domaine dans lequel Excel prévaut souvent : les activités individuelles et autonomes. Excel reste un outil incontournable, un langage universel, pour un responsable financier, du fait de sa souplesse et de sa flexibilité. Il permet d’aider à la conception d’une idée, de valider rapidement le raisonnement et de le partager avec d’autres personnes. En somme, il permet d’expérimenter.

Excel 1, EPM 0. Mais le match ne fait que commencer !

Solutions EPM vs Excel

Les solutions dites EPM (Enterprise Performance Management) ont plus que jamais le vent en poupe. Et où « excellent »-elles ? Précisément là où les limites du tableur font le plus mal : la lenteur d’élaboration, le manque fiabilité, la pauvreté d’analyse.

Conséquence : aujourd’hui moins de 35 % des entreprises utilisent encore Excel pour élaborer et consolider leur reporting réel ou pour comparer les données prévisionnelles et les données réelles. Là où il faut être réactif, collaboratif, itératif, analytique, Excel coince pour de bon… et les nombreuses solutions EPM désormais disponibles sur le marché apportent une vraie valeur ajoutée.

Vu de plus près, le match se joue sur trois critères clés :

• L’acquisition et l’exploitation des données : les états gérés sous Excel sont lourds à produire et complexes à maintenir ; ils ne permettent ni traçabilité ni travail collaboratif
• La fiabilité des données : au gré des saisies, des échanges et des mises à jour, la feuille de calcul est souvent sujette à caution ; il est par ailleurs bien souvent difficile de savoir qui a la « vraie version de la vérité »
• L’analyse des données : la puissance de calcul d’Excel est fragile car elle dépend du financier qui est aux manettes; elle a bien souvent aussi pour conséquence un trop plein d’information au détriment d’une prise de recul

A contrario les solutions EPM, qui s’intègrent aisément à l’environnement Excel pour la saisie ou le chargement de données, apportent trois avantages majeurs :

• Elles intègrent des contrôles automatiques qui permettent de renforcer la cohérence, la fiabilité et la traçabilité des informations
• Elles proposent une solution intégrée pour traiter toutes les étapes d’un cycle prévisionnel et communiquer avec les autres outils de l’entreprise
• Elles favorisent le partage et l’approche collaborative en proposant notamment la structuration de flux de travail et de validation (workflow)

Résultat du match ? Même si Excel reste incontournable pour certaines activités individuelles, les solutions EPM répondent à une attente de sécurisation et de pérennisation du processus de gestion prévisionnelle qui va croissante au sein des DAF. Elles s’inscrivent dans une perspective plus large de pilotage de la performance, facilitant une harmonisation des méthodes budgétaires, un rapprochement des données financières et des données opérationnelles, et une confiance dans un langage commun et une version partagée de la vérité. En réduisant les délais de production et en proposant une vue plus riche et partagée, elles posent les bases du « fast budgeting » et de l’ « integrate business planning », tant attendus par les directions générales.

Bilan : les temps changent, Excel a vécu… Passez à la gestion prévisionnelle 4.0 !