Automatisation des processus
20/2/2024

Règle de gestion : clé pour automatiser votre processus budgétaire

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Marie de Vesvrotte
Responsable Marketing
Cubes violets empilés

Chaque étape du processus budgétaire nécessite d’être optimisée afin de fiabiliser vos données et maximiser leurs potentiels. La modélisation n’est qu’une étape, pour inscrire la qualité des données dans la durée, l’automatisation de vos processus peut être la clé.

Qu’est-ce qu’une règle de gestion ?

Une règle métier ou règle de gestion est une déclaration explicite qui définit ou contrôle une contrainte, une exigence ou une logique opérationnelle qui doit être respectée dans un domaine particulier d’une organisation.

Les règles métiers peuvent être utilisées pour automatiser des processus, garantir la cohérence des opérations et assurer la conformité aux politiques organisationnelles ou aux exigences réglementaires.

Les 4 caractéristiques d’une règle de gestion

  • Non-ambiguïté : la règle doit être formulée de manière claire et compréhensible, sans ambiguïté. Elle doit être interprétable de la même manière par toutes les parties concernées.
  • Non-redondance : les règles ne doivent pas se contredire ni se répéter. Chaque règle doit apporter une information unique et spécifique.
  • Obligatoire : la règle doit être contraignante. Cela signifie qu’elle doit définir une exigence ou une contrainte qui doit être respectée sans exception.
  • Stabilité : idéalement, une règle de gestion ne devrait pas changer fréquemment. Elle doit rester stable pour garantir la cohérence des opérations dans le temps. 

Exemples de règles de gestion pour fiabiliser ses données 

  • Contrôle de cohérence des totaux : automatisez les contrôles qui vérifient que les totaux au niveau départemental concordent avec le total global. Tout écart doit générer une alerte pour investigation. 
  • Contrôle des écarts par rapport à l’historique : utilisez des comparaisons automatisées entre les données historiques et les résultats réels pour détecter des écarts significatifs. Documentez les justifications pour tout écart important. 
  • Contrôle de la saisie manuelle : intégrez des mécanismes de validation pour détecter les erreurs de frappe ou les saisies incorrectes. Offrez également une fonction de prévisualisation pour permettre aux utilisateurs de vérifier leurs saisies avant soumission. 
  • Gestion des versions : utilisez un système de gestion de version qui archive chaque itération du budget. Assurez-vous que les modifications entre les versions sont traçables. 
  • Gestion des droits d’accès : appliquez une stratégie de gestion des droits d’accès pour garantir que seuls les utilisateurs nécessaires ont la capacité de modifier ou de soumettre des budgets. 
  • Vérification de la conformité aux normes comptables : intégrez des contrôles automatisés pour vous assurer que les budgets sont conformes aux normes comptables. Garantissez également que toute modification des normes est rapidement répercutée dans le processus budgétaire. 
  • Contrôle des valeurs aberrantes : définissez des limites pour ce qui est considéré comme une valeur aberrante. Automatisez des alertes pour les budgets qui dépassent ces limites, incitant une révision approfondie. 
  • Gestion des devises et des taux de change : intégrez des mécanismes de conversion de devises automatisés, et assurez-vous que les taux de change sont mis à jour régulièrement. Automatisez la détection des incohérences de devise. 
  • Contrôle des coûts indirects : vérifiez que les coûts indirects sont correctement répartis entre les différents départements ou projets. Automatisez des alertes pour toute répartition jugée incohérente ou non conforme aux politiques établies. 
  • Contrôle des autorisations de modification post-soumission : établissez un processus de validation pour les modifications après soumission. Les changements non autorisés doivent être détectés et nécessiter une justification. 
  • Contrôle des étapes du processus budgétaire : établissez des validations séquentielles pour s’assurer que chaque étape est terminée correctement avant de passer à la suivante. Automatisez des alertes en cas de violation de séquence. 
  • Audit des changements : mettez en œuvre une fonctionnalité d’audit qui enregistre chaque modification apportée aux budgets, y compris l’identité de l’utilisateur et la date de la modification. 
  • Contrôle des délais : établissez des échéances strictes pour chaque étape du processus budgétaire. Automatisez des alertes en cas de retard, incitant une action immédiate pour éviter des retards globaux. 
  • Validation des hypothèses : exigez une documentation détaillée et une justification pour toutes les hypothèses utilisées dans l’élaboration des budgets. Automatisez des alertes pour les hypothèses qui semblent irréalistes ou non documentées. 

Cette liste est non exhaustive ! Toutefois, le mieux est l’ennemi du bien. N’utilisez que les règles dont vous avez besoin. 

Comment mettre en place une règle de gestion ?

Automatiser les processus grâce aux règles de gestion est une approche courante pour améliorer l’efficacité opérationnelle. Voici quelques étapes pour améliorer la cohérence et la conformité dans l’application des règles. 

  1. Identifiez vos règles de gestion : commencez par identifier les règles de gestion pertinentes pour le processus à automatiser. 
  2. Documentez vos règles de gestion : documentez clairement chaque règle de gestion, en précisant les conditions sous lesquelles elles s’appliquent et les actions ou décisions qu’elles entraînent. 
  3. Utilisez un moteur de règles : les moteurs de règles sont des outils logiciels conçus pour évaluer et exécuter des règles de gestion. Intégrer un moteur de règles dans le système permet d’automatiser l’application des règles identifiées. Certains langages, tels que le langage de règles Business Rules Management System (BRMS), sont spécifiquement conçus pour cela. 
  4. Intégrez les avec vos systèmes existants : assurez-vous que le moteur de règles est intégré de manière transparente avec les systèmes existants, tels que les bases de données, les applications métier et les processus opérationnels. 
  5. Réalisez des tests approfondis : avant de déployer la solution automatisée, il faudrait effectuer des tests approfondis pour s’assurer que les règles de gestion sont correctement interprétées et appliquées. 
  6. Soyez l'œil de Moscou : établissez un système de surveillance continue pour détecter les exceptions ou les cas où les règles de gestion ne sont pas correctement appliquées. Cela permet d’ajuster et d’améliorer le système au fil du temps. 
  7. Formez vos collaborateurs : si le processus automatisé implique la participation des utilisateurs, il faut s’assurer qu’ils sont formés pour comprendre comment le système applique les règles de gestion et comment ils peuvent interagir avec le processus automatisé. 
  8. Faites évoluer votre système : concevez le système pour qu’il puisse évoluer avec les changements de règles de gestion. Les règles peuvent être mises à jour, ajoutées ou supprimées au fil du temps, et le système automatisé doit être suffisamment flexible pour s’adapter à ces changements. 

Architecture pour gérer les règles métiers

Voici un exemple d'architecture pour gérer vos règles métiers et améliorer la qualité des données de votre processus budgétaire.

Architecture pour gérer les règles métiers
Rond violet avec fleche vers le haut